Zorganizujte si pracovnu: Jak dlouho a jak skladovat důležité dokumenty?

Máte pocit, že vaši pracovnu zahltily dokumenty, které souvisí s vašimi obchodními aktivitami? Než je vyhodíte, raději se ujistěte, že již uplynula zákonná lhůta pro archivaci. Jakožto podnikatelé musíte některá lejstra uchovávat, a to po různě dlouhou dobu. Oblast úschovy dokumentů je legislativně různorodá – pro jednotlivé typy dokumentů platí specifické povinnosti, lhůty a sankce. Přečtěte si, jak je to s daňovými doklady a dalšími dokumenty. Podle zákona musí plátce uchovávat všechny daňové doklady rozhodně pro ustanovení daně minimálně 10 let od konce zdaňovacího období, v rámci kterého došlo ke zdanitelnému plnění. Podstatné je, aby byla zachována uvěřitelnost, neporušitelnost obsahu a věrohodnost. Zákon o DPH umožňuje úschovu daňových dokladů v elektronické podobě, ale jen za předpokladu opatření zaručeným elektronickým podpisem. Mnohem delší lhůta se vztahuje na mzdové listy. Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení zaměstnavatelům nařizuje povinnost uschovávání mzdových listů nebo účetních záznamů o informacích souvisejících s důchodovým pojištěním po dobu 30 let, a to počínaje následujícím rokem, kterého se týkají. Nejkratší archivace se týká účetních dokladů. Pode zákona musí být uschovány po dobu pěti let. Výjimky tvoří účetní uzávěrka a výroční zpráva – na tyto dokumenty se vztahuje povinnost archivace po dobu 10 let.

Udělejte si v dokumentech pořádek

Možná máte i spoustu dalších dokumentů, které musíte uschovávat z jiných než z legislativních důvodů. K těmto účelům jsou ideální speciální kartonové krabice z pevného kartonu. Archivační krabice a jsou určeny k vertikální i horizontální archivaci. Do krabic lze uschovat boxy i šanony. Stačí je opatřit štítky a budete mít perfektní přehled o tom, kde se dokumenty nachází. Nebudete ztrácet čas hledáním konkrétních listin, a navíc zamezíte jejich znehodnocení.